Pareto Analizi, önemli ölçüde etki yaratan sınırlı sayıda görevin seçiminde kullanılan bir karar verme tekniğidir. Bir sorunun önemli sebeplerini daha önemsiz sebeplerden ayırmak için de kullanılır.
Sadece koçlukta değil örneğin mentorlukta, proje yönetiminde ve daha birçok alanda kullanılan araçlardan bir tanesidir.
Bütünsel bir çalışma olarak da, özele indirgenmiş konular için de ayrı ayrı yapılabilir. Çıkan sonuçlara göre ele alınıp konuşulması gereken konuları belirlemek için de kullanılabilir.
Elbette bu çalışmayı yapmak zorunlu değildir. Müşteri istemezse veya beklentisi farklı ise gereksiz bile olabilir.
Koçluk yaparken koçların sürece katkı sağlamak amacıyla kullandıkları çeşitli araçlar vardır. Bunlarla ilgili genel açıklamaları aşağıdaki yazımda yapmıştım.
Pareto Analizi Nedir?
İtalyan iktisatçı ve sosyolog Vilfredo Pareto, gelir dağılımının eşit olmadığını göstermek amacıyla bir formül geliştirmiştir. Vilfredo Pareto’nun ilk defa gösterdiği gibi, herhangi bir ülke veya idari birim içinde servetin veya gelirin büyük bir kısmı incelenen topluluktaki küçük bir bireyler grubunun elinde bulunmaktadır. Sonradan M.O Lorenz, bunu destekleyecek bir grafik oluşturmuştur. Hazırlanan istatistiksel dağılım bunu çok bariz bir şekilde göstermektedir.
Bu öneri biraz daha az bilimsel olarak bazen Pareto Prensibi veya 80-20 İlkesi olarak açıklanmakta ve “bir ülkenin nüfusunun %20’si, servetin veya gelirin %80’ine sahip olduğu” şeklinde ifade edilmektedir.
Pareto Analizi, bir sorunun önemli sebeplerini daha önemsiz sebeplerden ayırmak için kullanılan bir çubuk diyagramıdır.
Koçluk açısından baktığımızda ise, önemli ölçüde etki yaratan sınırlı sayıda görevin seçiminde kullanılan bir karar verme tekniğidir.
Elimizdeki işlerin en önemli %20’ini tamamlayarak beklenen değerin %80’ini elde edeceğimiz fikrine dayanır. Neredeyse her alana uyarlanabilir.
Pareto Analizi Kullanım Amacı
Koçlukta, orijinalinde olduğu gibi çubuk diyagramlar veya grafiklerle değil, daha çok kavramsal olarak 80/20 ilkesine dayandıracak şekilde, müşterinin sunduğu konularla ilgili önemli ve önemsiz ayrımını yaptırmak, anlamlı sonuçlar elde etmesi için kaynaklarını (zamanını, parasını, emeğini, …) daha verimli kullanmasına yardımcı olmak amacıyla kullanılır.
Pareto Analizi Kullanmanın Faydaları
Her koçluk aracı gibi Pareto Analizi de beklentiye verdiği cevap kadar faydalıdır. Bununla birlikte, etkin bir şekilde kullanıldığında genellikle aşağıdaki faydaları sağlayacaktır.
- Konuyla ilgili problemleri kolayca listelemeyi ve karşılaştırmayı sağlar.
- Konunun/problemin içindeki öncelikli nedenleri ortaya çıkarır.
- Kritik olayları göz önüne getirir.
- Verilere dayalı bilgiyle objektif yaklaşım fırsatı verir.
- Kolay karar almayı sağlar.
“Problemlerin %80’i, sebeplerin %20’si tarafından oluşmaktadır.”
veya
“Çözümlerin %80’i, kaynakların %20’si ile elde edilebilir.”
Pareto Analizi Kullanım Şekli
Pareto analizi koçluk uygulamalarında elbette kapsamlı çubuk grafikler gibi istatistiklerle kullanılmayacaktır. Buna karşılık, daha konu odaklı, önceliklendirme bazlı bir yaklaşımla ele alınacaktır.
Pareto analizi yapmak için şu adımlar izlenmelidir:
- Konuyu belirle.
- Konuyla ilgili elde edilecek sonucu tanımla.
- O konuya dair sorunları veya tamamlanması gereken işleri listele.
- Listelenen maddelerin etkilerini süre, maliyet, katkı gibi kriterlerle puanla.
- Listeyi puanlarına göre en yüksekten en düşüğe göre sırala.
- Listedeki maddelerden en üst sıralarda yer alan ve işin %80’ini bitirmeye yetecek kısmı belirle.
Yapılacak işler netleştikten sonra bunları takvime iş planı olarak taşınır.
Puanlama Referansı:
Puanlar 1-10 arasında olacak şekilde tanımlanır. En yüksek etki için 10 en düşük etki için 1 verilecek şekilde puan değeri verilir. En kısa süre 10, en uzun süre 1, en düşük maliyet 10 en yüksek maliyet 1, en fazla katkı 10 en düşük katkı 1 olacak şekilde değer atamaları yapılır. Bunların o madde için toplamı o maddeye ilişkin etki puanını belirler. İlgili iş veya sorunun çözümü için gereken olmazsa olmaz maddeler en başa taşınarak sıralama yapılır.
Uygulama Yöntemi
Pareto Analizi’nin uygulama örneğini “zaman yönetimi” gibi sık karşılaşılan bir koçluk konusuyla ele almak anlamlı olacaktır.
Müşteri zamanını etkin yönetemediğini belirterek geldi. Koç olarak müşterinizi dinledikten sonra zamanını nasıl etkin kullanmak istediği ve bunu nasıl yapacağını bulmak için çözüm arayışında olduğu konusunda mutabık kaldınız. Pareto Analizi yapmak için durumun seviyesini görmek üzere günlük ve haftalık faaliyetlerini bir liste olarak çıkararak başlayın. Ardından faaliyetlerin sayısını ve yanına da ilgili dönemdeki faaliyet sayısı ile süresini yazın. Faaliyet sayısı ile birim süreyi çarparak o faaliyet için toplamda ne kadar süre harcandığını hesaplayın. Sonra bu faaliyetleri hesaplanan toplam süreye göre azalan biçimde sıralayın. Karşınıza otomatik olarak en çok zaman harcanan faaliyetler çıkacaktır.
Karşınıza çıkan sıralı listedeki faaliyetlerin önem derecelerini (örneğin 1’den 5’e kadar) müşterinizle konuşarak belirleyin. Onları da yan sütunlarına yazın. Sonra toplam süreleri önem derecesi ile çarparak yeni bir değer elde edip bunu da bir yan sütununa ekleyin. Son liste size “ağırlıklı puanlama” değerini verecektir. Bu puanlamayı da azalan biçimde sıralarsanız bu sefer önem derecesini de katarak değerlendirdiğiniz bir sıralı listeniz olur.
Son listenizi bir de aynı derecelendirme mantığı ile zorunluluk anlamında yeniden puanlayıp çarparak hesapladığınız liste oluşturursanız bir kademe daha geliştirmiş olursunuz.
Liste bize 80/20 dağılımını vereceğinden nereden kısma yapılabileceğini, nereye önem verilmesi gerektiğini, nelerin yetersiz kaldığını ve daha birçok örneği göz önüne serme fırsatını yakalarız.
Eğer çalışma sonunda önemli ve önemsiz faaliyetler düzgün biçimde ayırt edilememişse muhtemelen hesaplamalarda veya müşteri tarafından yapılan puanlama mantığında bir sorun vardır. Böyle bir durumda başa dönüp daha fazla detaya girilmeli ve seviyelendirme müşteri için anlamlı hale gelecek şekilde bir düzenleme yapılmalı, o düzenlemeye göre ilerlenmelidir. Pareto Analizi uygulamamız zaman yönetimi konusu üzerinden olduğu için, tamamen müşterinin ne seviyede bir ihtiyaç belirttiğine ve yaklaşımına bağlı olarak, kabul gören seviyedeki listemiz üzerinden referansla klasik koçluk sürecimize devam edebiliriz.
Sonuç
Tüm koçluk araçları gibi Pareto Analizi Aracı da bir araçtır. Müşteriye ve sürece sağlayacağı katkı kadar önemli ve değerlidir. Kullanılacağı zaman müşterinin beklentisi sorulmalı, onayı alınmalı ve aynı zamanda katacağı değer de önceden sorgulanmalıdır.
Eğer koçluk alan birisi veya müşterim olarak bu yazıyı okuyorsanız öncelikle bunu en az bir kere benimle veya kendi koçunuzla birlikte uygulayın. O zaman esasını öğrendikten sonra kendi başınıza ilerleyebilirsiniz. Başlangıçta tek başınıza ne olduğunu ve nasıl anlam yükleneceğini bilmeden yaparsanız beklentinize uygun sonuçlar alamayabilirsiniz.
Eğer yeni bir koçsanız bana ulaşın ve birlikte araçlar üzerine bir çalışma yapalım. Böylece koç olarak gelişiminize katkı sağlayacak bu ve benzeri birçok araçla ilgili deneyimler elde edebilesiniz.
Hepiniz sevgiyle, mutlulukla ve koçlukla kalın.
Köksal Gürkan
Profesyonel Koç, Mentor, Eğitmen, PMP®