Kontrol Listesi odağınızdaki konuları sistematik takip edebileceğiniz, hiçbirini atlamadan ve önceliklendirerek yardımcı olarak bir araçtır.
Sadece koçlukta değil örneğin mentorlukta, proje yönetiminde ve daha birçok alanda kullanılan araçlardan bir tanesidir.
Elbette bu aracı kullanmak zorunlu değildir. Müşteri istemezse veya beklentisi farklı ise gereksiz bile olabilir.
Koçluk yaparken koçların sürece katkı sağlamak amacıyla kullandıkları çeşitli araçlar vardır. Bunlarla ilgili genel açıklamaları aşağıdaki yazımda yapmıştım.
Kontrol Listesi Aracı Nedir?
Bu araç hem tek başına hem de koçunuzla birlikte yapabileceğiniz, işlerinizi, takip ettiğiniz konuları, hayatınızı, bekleyen çalışmaları sistematik takip edebileceğiniz, size hiçbirini atlamadan ve isterseniz önceliklendirerek yardımcı olarak bir araçtır.
Neredeyse istediğiniz her konuya uyarlayabilirsiniz. Bir kere işin sistematik yaklaşımını öğrendikten sonra kendi başınıza rahatlıkla uygulayabilirsiniz.
Elbette, özellikle karmaşık konular için, bir koçla birlikte çalışarak listeleri oluşturmak ve önceliklendirmek size kolaylık sağlayacaktır.
Kontrol Listesi Aracı Kullanım Amacı
Karmaşık, detaylı ve takip edip atlamamayı gerektiren konularda hatırlatıcı bir referans olarak kullanılır. Bu referans sayesinde kontrollerinizi istediğiniz gibi yaparak işlerinizin akışını garanti altına alabilirsiniz.
Konunuza yönelik detayların hepsini net bir şekilde çıkarmayı ve bunları önceliklendirmeyi kontrol listeleri aracılığıyla yapabilirsiniz.
Kontrol Listesi Aracı Kullanım Şekli
Liste oluşturma ister tek başına isterse bir koç eşliğinde yapılabilir. Koçla birlikte ele almanın avantajları, koçun tek başına göremeyeceğiniz bakış açılarını fark etmenizi sağlayacak sorularla yanınızda size destek olması şansıdır. Üstelik nesnelliğinizi de birlikte değerlendirebilirsiniz.
Kontrol listesi oluşturma işi önce konuyu netleştirerek başlar. İlgili konunun ne olduğu ve sonucunda ne olması gerektiği belirlenir. Ardından, elde istenen sonuca doğru hangi adımların atılması gerektiği netleştirilir. Sonra bu adımların hangi sırayla, ne zaman, kim tarafından, nerede, hangi yardımcı araçlarla, kimlerin desteğiyle yapılacağı eklenir. Böylece liste oluşturulur. Müşteri listeye uygun şekilde aksiyon alması ve listedeki maddeleri/adımları tamamladıkça üzerini çizmesi, tamamlandı diye işaretlemesi ile devam eder. En sonunda da listeyi tamamen tamamlaması ile sonuçlanır.
Listeler daha genel amaçlarla da kullanılabilir. Örneğin koç ve müşteri arasında gerçekleşecek seanslar için hangi seansta hangi konunun konuşulacağı, müşterinin belirlediği hedefe ulaşırken koçuyla birlikte takip edeceği başarı adımları, vb. farklı örnekler olabilir.
Bazen sadece müşterinin işlerini hatırlayamaması ve atlamasından kaynaklı yaşadığı sıkıntıları giderebilmesi için basit bir hatırlatma aracı olarak da kullanılabilir.
Bireysel kullanım dışında takımlarda ekip üyelerinin yapacağı işleri aksatmamaları, işlerin sıralamasını, kimin hangi görevleri yapacağı, genel hatırlatma ve iş takip aracı olarak da kullanılabilir. Adı doğrudan kontrol listesi olarak geçmese de takımlarda benzeri bir takım listeler sıklıkla kullanılmaktadır.
Koçun görevi müşterinin listeyi oluştururken herhangi bir maddeyi atlamadığından emin olmasını sağlamak, maddelerin listede yer alıp almaması gerektiği konusunda müşterinin emin olmasına yardımcı olmak, listedeki maddelerin sıralamasını yaparken müşteriye destek olmak, kontrol listesi aracının müşteriye neler kazandırdığını fark etmesini sağlamak gibi konulardan oluşur. Kontrol Listesi içeriği veya sıralamasını koç yapmaz veya müşteriye öneride bulunmaz. Sadece bu süreçte müşterinin akışta kalmasına ve gerekli farkındalıkları elde etmesine yardımcı olur.
Kontrol Listesi Aracı Uygulama Yöntemi
Bireysel uygulamalarda müşteri kendi konusunu ve bu konuyla ilgili ihtiyaçlarını, ulaşması gereken nihai hedefi netleştirir. Sonra bu hedefe ulaşmak için yapması gereken adımları ele alır. Sonra bu adımları önce sırasız, ardından sıralı bir listeye dönüştürür. Her bir adım için gerekli detayları belirler.
Takımlarda uygulamasında takım bir bütün olarak aynı süreci ele alır. Ancak takımda herkesin eşit katılımı önemlidir. Takım adına bir iki kişinin yapması uygun değildir.
Koçun bu süreçteki rolü müşterinin veya takımın akışta kalmasını sağlamak, sorularla atladıkları detayları bulmalarına yardımcı olmak, bütünsel doğruluğun teyit edilmesini sağlamak, takımlarda tüm ekip üyelerinin katılımını teşvik etmek, nihai olarak bir referans listenin oluşmasını sağlamak denebilir.
Değerlendirme
Kontrol Listesi aracı işlerin aksatılmadan yürütülmesi, zamanında ve eksiksiz tamamlanabilmesi gibi konular için önemli bir yardımcı, hatırlatma konusunda önemli bir referans, bütünsel olarak erişilebilir adımlarla hedefe/elde edilmek istenen sonuca doğru ilerlemenin yönteminin yazıldığı bir araçtır.
Hemen her konuda kontrol listesi oluşturulabilir. Müşteri ihtiyaç duyduğu her alanda bu listeleri oluşturabilir, kullanabilir, faydalanabilir. Önemli olan, müşterinin bu aracın faydalarını net olarak anlaması, gerektiğinde rahatlıkla kullanabilmesidir.
Koç hem bu farkındalığı yaratmak hem de içeriği oluşturma yolculuğunda eşlik etmekten sorumludur. Müşterinin talep ettiği oranda ve koçluk sınırları içinde müşterisine destek olur.
Sonuç
Tüm koçluk araçları gibi Kontrol Listesi Aracı da bir araçtır. Müşteriye ve sürece sağlayacağı katkı kadar önemli ve değerlidir. Kullanılacağı zaman müşterinin beklentisi sorulmalı, onayı alınmalı ve aynı zamanda katacağı değer de önceden sorgulanmalıdır.
Eğer koçluk alan birisi veya müşterim olarak bu yazıyı okuyorsanız öncelikle bunu en az bir kere benimle veya kendi koçunuzla birlikte uygulayın. O zaman esasını öğrendikten sonra kendi başınıza ilerleyebilirsiniz. Başlangıçta tek başınıza ne olduğunu ve nasıl anlam yükleneceğini bilmeden yaparsanız beklentinize uygun sonuçlar alamayabilirsiniz.
Eğer yeni bir koçsanız bana ulaşın ve birlikte araçlar üzerine bir çalışma yapalım. Böylece koç olarak gelişiminize katkı sağlayacak bu ve benzeri birçok araçla ilgili deneyimler elde edebilesiniz.
Hepiniz sevgiyle, mutlulukla ve koçlukla kalın.
Köksal Gürkan
Profesyonel Koç, Mentor, Eğitmen, PMP®