Dünyada proje yönetimi konusunda farklı uygulamalar ve sertifikalar vardır. Aralarında en geçerli kabul edilenlerinden bir tanesi PMI tarafından verilen ve dünya çapında geçerli olan PMP sertifikadır. PMP dışında birçok sertifika olup her biri ayrı bir başlıkta ele alınabilir. PMP başvuru süreci ile ilişkili detayları bu yazımda iki farklı şekilde ele alıyorum.
Öncelikle PMP başvuru süreci ön şartlarına uyup uymadığınızı teyit etmek gerekir. PMP olmak isteyen bir kişinin minimum lise veya üniversite mezunu olması gerekmektedir. Lise veya ön lisans mezunları için son sekiz yıl içinde 5 yıl veya daha fazla zamana yayılmış 7500 saat, 4 yıllık üniversite mezunları için ise son sekiz yıl içinde 3 yıl veya daha fazla zamana yayılmış 4500 saat belgelenebilir proje yönetimi deneyimi istenmektedir. Bu kriterleri yerine getiren adayların başvuru öncesinde yetkili bir kurumdan 35 saat Proje Yönetimi Eğitimi alması da bir başka kritik şarttır.
Buraya kadar ki PMP başvuru süreci ön şartları standart bilgiler olup bir çok yerde açıkça paylaşılmıştır. Olası değişiklikler için güncel bilgiler PMI’ın kendi sitesinden teyit edilmelidir.
Bir çok sertifika sahibi veya sınavı deneyimlemiş kişiler sınav sonrasında çalışmalarını, yöntemlerini, yaşadıklarını paylaşmaktadır.
Temel yaklaşımlara göre yapılması gerekenler sade adımlarla belirtilmektedir.
KLASİK PMP BAŞVURU SÜRECİ ÖZETİ:
1. Yetkili bir eğitim kurumundan 35 saatlik Proje Yönetimi eğitimi al.
2. PMBOK’ın geçerli versiyonunu oku.
3. İkinci bir referans kitap oku. (Tercihen Rita Mulcahy’s PMP Exam Prep)
4. Deneme sınavı yap.
5. Tekrarlarla gözden geçir.
6. PMI sitesine üye ol.
7. Sınav başvurusunu yap ve gün al.
8. Sınava gir.
Bu yaklaşım hatalı olmamakla birlikte eksiktir. Çünkü gerçek hayatta bu maddelerin arasında farklı bir çok adım bulunmaktadır. Üstelik hem karşılaşılabilecek potansiyel sorunlar hem de daha efektif yaklaşımlar gözönüne alındığında süreç daha farklı olmalıdır.
Okuduğunuz makalenin yazılmasındaki temel amaç tam da bahsi geçen süreçleri paylaşmaktır.
Eğer sıkıntı yapamak istemiyorsanız adımları bundan sonra anlatılacak sırada ele almanız yararınıza olacaktır.
İlgili adımlar anlatılırken gerekli durumlarda aralara açıklamalar eklenmiştir.
Aslında bu detaylı süreç gerçekte pek anlatılmasa bile bir çok kişi tarafından yaşanmaktadır.
Ayrıca yeni yaklaşım önerileri de tamamen konu hakimiyeti sağlanması adına önerilmektedir.
PMP BAŞVURU SÜRECİ DETAYLI YENİ YAKLAŞIM:
1. Geçmiş deneyimlerini excel’de bir şablona kaydet.
Geçmiş deneyimlerinizin tamam olmaması sizi genel sınav süreci için yetersiz kılacaktır. Baştan emin olmanız gereksiz yere zaman kaybetmenizi engeller. Ayrıca bu şablon sisteme giriş yaparken de size yardımcı referans olacaktır.
2. Bu bilgileri teyit edecek referans kişileri bul ve onay al.
Bilgilerinizi teyit edecek referans kişiler patronunuz, amiriniz, iş arkadaşınız olabilir. Ancak en önemli konu, ola ki denetlemeye takılırsanız, size gönderilecek evrakları denetleme döneminde imzatabileceğiniz konumda ve yakınlıkta olmalıdır.
3. Yetkili bir eğitim kurumundan 35 saatlik Proje Yönetimi eğitimi al.
Aslında yetkili eğitim kurumu şartı bulunmamaktadır. Belgelebilir olduktan sonra üniversitede aldığınız dersler (transcript) ve PMP sertifikasına sahip bir eğitmen tarafından verilen dersler, süresi yeterli ve PMBOK uyumlu olduğu sürece yine geçerlidir.
4. PMI web sitesine üye ol.
5. PMP sertifikası başvuru sayfasına gir ve temel verilerini excel şablonunu referans alarak kaydet.
6. Eksik veya hatalı veriler varsa düzelt ve tamamla.
İşte tam bu noktada kritik bir hatırlatma yapmak gerekir.
Bir çok aday için 4-5-6 maddeler bile, önce çalışmalarını tamamlayıp ardından gerçekleştirdikleri adımlardır. Halbuki bu üç madde önceden hayata geçirilmelidir.
Bunları takip edecek adım kişiye göre değişkenlik gösterebilir. Önce başvuru yapılıp ardından çalışmaya geçilebilir. Veya önce çalışma tamamlanır ve ardından başvuru yapılır.
Burada bilinmesi gereken en önemli ayrıntı, başvuru yapıldığında (yani gerekli bilgiler siteye girildiğinde) uygunluk (Eligibility) için onay talebinde bulunulmuş olunur. PMI bu onayı genelde 7-10 gün içerisinde sonuçlandırır. Adaya mail ile bilgi verirken, aynı anda PMI sitesinde kişinin kendi profilinde durum güncellemesi ile de teyit eder.
Başvuru sırasında veri girişi yapılırken sitede aktif kontrol yapılmaktadır. Veriler kabul kriterlerine göre eksik kalırsa zaten başvuruyu tamamlamaya izin vermemektedir. Hatalı girdiğini verileri silip yeniden girmeye de izin vermektedir ama bu sadece başvuruyu tamamlamadan önce yapılabilir. O yüzden, kesin emin olmadan başvuru tamamlanmamalıdır.
PMI websitesi üyeliği ile PMI Üyeliği farklıdır. Birincisinde sadece web sitesinde bir profil oluşturursunuz ve ücretsizdir. İkincisinde ise yıllık aidatı ve aynı zamanda çokça getirileri olan bir çeşit dernek üyeliği söz konusudur. Websitesi üyeliği tüm adaylar için zorunludur. Dernek üyeliği ise faydalı ve sınav ücretlendirmesini düşününce ekstra avantajlıdır, çünkü sınav ücretleri üyeler için indirimlidir.
7. PMP başvurusunu tamamla.
8. PMI tarafından gönderilen uygunluk cevabını kontrol et.
a. Uygunluk onayı alındıysa, bu tarihten itibaren 1 yıl içerisinde 3 kez sınava girme hakkı elde edilmiş demektir. Uygunluk onayı alan adaylar “Eligibility Code” almaktadır. Sınav başvurusu sadece bu kodla yapılabilmektedir. Sonraki adıma geçilebilir.
b. Uygunluk kabulü alınamaması durumunda hatalı girilen bilgiler varsa tespit edilmeli ve düzeltilerek süreçler baştan ele alınmalıdır.
c. Uygunluk onayı denetleme (audit) sürecine takıldıysa bu süreçle ilgili adımlar takip edilmelidir. (Bakınız: Denetleme “Audit” Süreci)
Denetleme “Audit” Süreci:
PMI tarafından açıklandığı üzere tüm başvuruların arasından gelişigüzel %15 kadarı, bilgileri düzgün olsa bile, denetlemeye tabi olmaktadır. Bunun dışında, bilgilerinde eksik (örneğin deneyim süresi yetersiz) veya hatalı veriler bulunan adaylar (örneğin verileri İngilizce yerine Türkçe doldurmuş kişiler) denetlemeye tabi olmaktadır.
Denetleme sürecine tabi olan adaylara hem site üzerinden hem de mail ile bilgi verilmektedir. Bu kişiler başvuru sırasında doldurdukları verilere göre PMI tarafından hazırlanarak gönderilmiş PDF dosyalarının çıktısını alıp doğru şekilde elle doldurmalı ve ilgili kişilere imzalatmalıdır. İmzalanan evraklar zarfa konularak zarf kapatılmalı ve aynı kişi zarfın ağzını da imzalamalıdır. Her bir pdf dosyası için bu işlem ayrı ayrı yapılmalıdır. Aynı kişinin imzaladığı belgeler tek zarfta toplanabilir.
Deneyim kısmına ait pdf dosyaları dışında diploma fotokopisi ile Proje Yönetimi eğitimi belgesi fotokopisi de hazırlanmalıdır. Kapalı ve imzalı zarflarla diploma ve eğitim belgesi topluca tek bir zarfa konulmalıdır. PMI audit ile ilgili adresine kargo ile gönderilmelidir. Evrak toplama ve gönderim süreci için 90 günlük bir süre vardır.
Kargo ile gönderimde kargo firması zarfların açılmasını talep edebilmektedir. Ancak bu durum PMI tarafından kabul edilmeyeceğinden, yani açılmış zarflar direk denetlemeden kalmaya sebep olacağından, farklı yöntem izlenmelidir. DHL veya UPS gibi firmalar özel aletlerle tarayıp zarfı açmadan kabul edebilmekte, ancak bu işlem için ekstra ücret almaktadırlar. Buna karşılık PTT Kargo, hem üçte biri oranında fiyatla ve hem de zarfı beyana istinaden açmadan alarak cazip avantaj sağlamaktadır.
Denetleme süreçleri yaklaşık 10 gün içerisinde sonuçlanmakta ve sonucu adaya hem maille hem de siteden bildirilmektedir. Denetlemeyi aşan adaylar bir sonraki adıma geçebilir. Denetlemeden kalan adaylar tüm süreçlere baştan başlamak zorundadır.
Denetlemeyi geçen adaylar “Eligibility Code” almaktadır. Sınav başvurusu sadece bu kodla yapılabilmektedir.
Bu tarihten itibaren 1 yıl içerisinde 3 kez sınava girme hakkı elde edilmiş demektir.
Sınava Yönelik Çalışmalar
9. En az 200 soruluk, gerçekçi bir deneme testi yap.
Bu madde genelde çalışma sonrasında hayata geçirilen bir maddedir. Halbuki başta yapılması kişinin neyle karşı karşıya olduğunun farkında olmasını sağlar. Aynı zamanda ilk bilgi durumunu ortaya koyar. Bu denemenin sonucu iyi olsa bile havaya girilmemeli veya çalışma hafife alınmamalıdır. Sonucun kötü olması da gözü korkutmamalı veya stres yaratmamalıdır. Aksine çalışılması gereken konuları ortaya koyması açısından olumlu ele alınmalıdır.
10. PMBOK çalışmasını, baştan sona en az bir kez hakkını vererek okuyacak şekilde, tamamla.
11. “Rita Mulcahy’s PMP Exam Prep” veya “Head First” gibi ikinci bir referans kitap çalışması yap.
“Rita Mulcahy’s PMP Exam Prep” sadece İngilizce olarak bulunabilmektedir ve Türkçe’ye maalesef çevrilmemiştir. Ancak sınavda bu kitaptan birebir sorular çıktığı da sıkça görülmektedir.
12. Deneme sınavları çöz.
13. Deneme sınav sonuçlarına göre eksik alanları tekrar çalış.
14. Nihai deneme sınavı yap.
15. Sınavda kullanmak üzere “Referans Sayfa” çalışması yap.
Sınav sırasında kullanmak üzere toplamda 8 adet A4 sayfasına denk gelecek şekilde boş bir not kağıdı bloğu verilmektedir. Sınav öncesinde bilgisayarda sınav sistemini özetleyen bir demo paylaşılmakta ve 15 dakika kadar süresi bulunmaktadır. Bu sürenin içerisinde size verilen boş kağıtlara istediğiniz notları yazabilirsiniz ve sınav sırasında da bakabilirsiniz.
Sonuçta ilgili demoyu görmek de gerektiğinden, demoya 5 dakika ayırdıktan sonra, kalan 10 dakika içinde neleri yazacağınızı baştan planlamalısınız. Süreç haritasının tam ve eksiksiz çizilmesi ile temel formüllerin yazılması genel görüşe göre yeterli kabul edilmektedir. Ama bu şekilde not oluşturmak zorunlu değildir. Tamamen kişinin zihinsel yapısına göre ele alınmalıdır. Yine de yararlı olduğu gerçeği unutulmamalıdır.
Sınav Başvurusu
16. Sınav randevusu al.
Sınav randevusu PMI’ın çalıştığı sınav merkezleri web sayfaları üzerinden online olarak alınmaktadır. PMI sitesinde, kişisel profildeki başvuru sayfasından linkle erişilebilir. Önce sınav, ardından konum seçilmelidir. Seçilen konuma göre takvim gelmekte ve seçilen tarihe bağlı takip eden 3 ay günler bazında ekrana gelmektedir. Her bir gün için olası boş saat görülebilmektedir. Gün ve saat seçilip onaylandıktan sonra randevu kesinleşmektedir. Bu bilgiler mail ile gelmektedir. Aynı zamanda randevu alınan site üzerinden de görülebilmektedir.
Sınav tarihi ve saatini almadan önce sınav merkezini ziyaret etmek gidiş süresinin hesaplanmasını, ortamı görmeyi, varsa soruların cevaplarını almayı sağlar.
Sınav tarihi alırken “Dil Desteği” seçeneği ile Türkçe seçilmesi yerinde bir karar olacaktır. Bu seçim kimi sorularda oldukça etkili destek sağlar. Bazen İngilizce bir kelime basit bile olsa yanlış anlaşılabilmekte veya anlamı unutulabilmektedir. Bu tip basit durumlarda hata yapmamak için destek olumlu etki yaratır.
PMP Sınavı
17. Sınava gir.
PMP başvuru süreci öncesinde sınav hakkında konuşulurken sınav süreci bir çok kişi tarafından şehir efsanesine dönüştürülmüş abartılarla anlatılmaktadır. Verilen molalardan, yenilen içilenlere, ortam gürültüsünden toplam bitirme süresine bir çok hikaye paylaşılmaktadır.
Sınav toplamda 15 dakika demo, 4 saat gerçek sınav süresi ve 15 dakika anket ile toplamda maksimum 4.5 saat sürmektedir. Elbette hızlı davranıp erken bitirenler olabilir. Ama erken bitirilse bile kalan sürede cevapların gözden geçirilmesi faydalıdır.
Sınav merkezine mutlaka asıl saatinizden en az 30-45 dakika önce gelin.
Sınav alanına girişte kesinlikle güncel, fotoğraflı, imzalı bir kimlik gereklidir. Eski tip Nüfus Cüzdanı imza içermediğinden tek başına geçerli kabul edilmemektedir. Yanında imzalı bir banka kartı olursa kabul görecektir. Ehliyet ya da Pasaport ise tek başına yeterlidir.
Sınav alanına girişte yanınızda getirdiğiniz eşyalar bir dolaba kilitlenmekte ve sınav sürecinde aralarda bile erişime izin verilmemektedir. Sınav salonuna sadece kimliğiniz ve dolabın anahtarı ile görevli eşliğinde girebiliyorsunuz. Girmeden önce mutlaka cepler boşaltılıp arama yapılıyor. Oturacağınız yer görevliler tarafından önceden size atanmış bölme olarak belirlenmiş oluyor ve değiştirilemiyor. Yiyecek, içecek, ilaç gibi ihtiyaçlarınızı sınav alanının dışında girişteki bir masaya koyup ara verdiğinizde alabiliyorsunuz. Su genelde orada var ve getirmeye gerek olmayacaktır. Yiyecek kısmında ise abartmaya gerek yok. Sıkıntısı olanlar için sadece kan şekerini yükseltmeye yarayacak ufak bir atıştırmalık (mesela çikolata/gofret) yeterli olur.
Sınav sırasında sorunuz olursa elinizi kaldırıp bekliyorsunuz ve bir görevli gelip ilgileniyor. Sınav sırasında tuvalet, yeme-içme, mola, vb. nedenler çıkmak isterseniz sessizce kimlik ve anahtarınızı alıp dışarı çıkıyorsunuz. Çıkışta imza atmanız gerekiyor. Girişte yine baştaki şekilde arama yapılıyor ve imzanızı atıp görevli eşliğinde giriyorsunuz.
Sınavdan önce hafif ama doyurucu şekilde yemeğinizi yeyin. Mutlaka tuvalete gidin. (Kişisel bir deneyim olarak, sınav gününde sınav merkezinde suların kesik olması nedeniyle tuvaletler kullanılamadığından beş bina ötedeki caminin tuvaletini kullanmak zorunda kaldığımı belirtmeliyim.) Sürprizler her zaman olabilir ve buna hazırlıklı olmanız şarttır.
“Sınavda mola veririm.”, “Arada yerim, içerim.”, “Arada tuvalete gider gelirim.”, vb. düşünceler önceden çok normal gelmektedir. Ama sınav sırasındaki psikoloji ve zamanlama bunlara fırsat vermeyebilir. Ola ki bir nedenle mola, ara vermek zorunda kalsanız bile geçen sürede saat işlemekte, sınav süresinden düşmektedir. Sınavda zamanı doğru kullanabilmek için bu tip araların doğru planlanması önemlidir. Aksi takdirde zaman yetmeyebilir.
Sınavda gürültü rahatsız etmesin diye, dış ses engelleyici büyük boy kulaklık bulunuyor. İsteğe bağlı olarak kullanabilirsiniz. Kullanımı tamamen kendi rahatınıza bağlıdır. Ama sesi tamamen kesmediğini de unutmayın.
Sınav Çıkışı
18. Sınav çıkışında yapılacaklar:
PMP başvuru süreci paylaşılırken genellikle bu kısımla ilgili pek fazla ayrıntıya girilmez. Daha çok sınav öncesine odaklanılır. Halbuki aşağıdakiler de çok önemlidir.
a. İmzanızı atıp görevlilerden teyit alın. Dolabınızı anahtarla açıp eşyalarınızı aldıktan sonra anahtarı teslim edin.
b. Sınav ilk seferde geçtiyseniz bir kutlama yapın.
c. Sınav geçildiğinde çıkışta sınav merkezinden başarılı olunduğuna dair çıktı alınmalıdır.
d. Sınav geçildiği takdirde PMI kendi sitesinde listelere 2 gün içinde eklemektedir. Buradan durum teyit edilmelidir.
e. Sınav geçildiği takdirde CV’nizde, Linkedin, Kariyer.net, vb. bir çok yerde PMP unvanı ile sertifika bilgilerinizi ekleyebilirsiniz.
f. Sınavda başarısız olunması durumunda çalışma süreçlerine geri dönülmelidir. Çalışma planlaması sınav sonuçlarında belirtilen seviyelere göre şekillendirilmelidir.
g. Başarısızlık durumunda 10. maddeden itibaren adımlar tekrarlanmalıdır.
19. Sınav sonrasında deneyimlerin uygun ortamlarda paylaşılması hem kendinizi ifade etmek için hem de başkalarına yardımcı olmak adına yerinde olacaktır.
20. Artık PDU (Professional Development Unit – Profesyonel Gelişim Puanı) toplama zamanıdır. 😉
PMI Türkiye’ye üye olmadıysanız olmanız ve etkinliklerine katılmanız hem PDU toplamada hem de networking anlamında etkili bir yaklaşımdır.
Artık PMP başvuru süreci ve hazırlıklarla ilişkili olarak genel detayları biliyorsunuz. Bundan sonrası ise tamamen size ve süreci kendinize uyarlamanıza kalıyor.
Hepinize kolay gelsin. Başarılar.
Köksal Gürkan
Profesyonel Koç, Eğitmen, PMP