YapSAK aracı proje yönetiminin tedarik yönetimi alanındaki temel bir karşılaştırma kavramını referans alarak oluşturulmuş ve geliştirilmiş bir modeldir.
Bu çalışma ihtiyaca bağlı olarak kullanılır. Müşteri istemezse veya beklentisi farklı ise gereksiz bile olabilir.
Koçluk yaparken koçların sürece katkı sağlamak amacıyla kullandıkları çeşitli araçlar vardır. Bunlarla ilgili genel açıklamaları aşağıdaki yazımda yapmıştım.
YapSAK Aracı Nedir?
Bu araç proje yönetiminin tedarik yönetimi alanındaki temel bir karşılaştırma kavramını referans alarak oluşturulmuş ve geliştirilmiş bir modeldir.
YapSAK ifadesi “Yap”, “Satın Al” ve “Kirala” ifadelerinin kısaltmalarını referans almaktadır.
Bu aracın temel kullanım amacı ele alınan konunun hakkında eldeki imkânları değerlendirmektir. Zaman ve maliyet, yani kaynaklar anlamında derinlemesine inceleme yapıp karar alma sürecine katkı sağlamaktır.
Karar vermeyi gerektiren konu bu yöntemle incelenir. Böylece koçluğa konu olan madde için belirleyici bir sonuç ortaya çıkarılabilir.
YapSAK Aracı Kullanım Şekli
Görüşme sırasında bir konunun derinlemesine incelenmesi ihtiyacı ortaya çıkarsa doğal olarak hakkında Güçlü Soru Sormak gerekir. Ancak sorular ne kadar güçlü olursa olsun bir amaç çevresinde odaklanmazsa tek başına sonuç almaya yetmez.
Müşterinin zaman ve maliyet sorunlarının olduğu konular veya bu sorunlara yol açabilecek belirsizlikler olabilir. Bunlar doğal olarak sıklıkla koçluk sürecinde gündeme gelebilir.
Tam da bu tip durumlarda müşterinin o konuyu çözmek için zamanının olup olmaması, elinde yeterli maddi imkânlar veya araçlar olup olmaması, hatta bunlar olsa bile uğraşmaya değip değmemesi gibi bazı değerlendirmeler gerekir.
Yapılacak değerlendirmeler bu üç başlık için ayrı ayrı ele alınır. Üç başlığın ayrı ayrı değerlendirilmesinin ardından en anlamlı ve mantıklı gelen sonuç belirlenir. Sonrası bu belirlenen sonuca göre nasıl ilerleneceğinin ortaya konulması ile netleştirilir.
Soruların cevapları ve müşterinin konu hakkındaki farkındalıkları değerlendirilir. Ona göre buradaki sonuçlar sonraki adımlar için bir referans olarak kullanılır. Görüşme ilerletilir.
Çıkan sonuçların müşteri tarafından daha detaylı ele alındığı farklı bir seans planlaması yapılabilir.
YapSAK Aracı Kullanım Yöntemleri
Eğer zaman ve para anlamında karar vermeyi gerektiren ancak müşterinin bu konuda kararsız kaldığı, ortada belirsizlik olan veya daha etkin sonuçlara ihtiyaç duyulduğu durumlar gündeme gelirse müşteriden izin alarak bu değerlendirme yapılabilir.
Aşağıda her bir başlık için değerlendirme detayları yer almaktadır. Her üçünü de tamamlamadan hiçbiri tek başına bir sonuç ifade etmez. Önemli olan bütünsel olarak istenilen amaca hizmet etmeleridir. Bu nedenle, üçü de ele alındıktan sonra bir karar verilebilir.
Yap
Kişinin kendi çabası, emeği, zamanı ve parasını kullanarak elde etmek istediği sonucu almaya çalışması, yani kendi yapması ile ortaya çıkacak durumdur.
Müşteri “Yap” kararını vermesi halinde her şeyi kendi imkânlarıyla yapmayı seçiyor demektir. Bu konuda harcayacağı zaman, para ve emek ile bu konuda ne gibi destekleri kimlerden alacağını netleştirmesi önemlidir. Aynı zamanda buna değip değmeyeceğini de belirlemelidir.
Aşağıdaki sorular bu seçimde bir referans olacaktır.
- Bu işi yapmak için gerekli yetkinliklere sahip miyim?
- Bu işi yapmak için gerekli araçlara sahip miyim?
- Bu işi kendi başıma yapmak ne kadar zaman alacak?
- Bu işi kendim yaparsam bana parasal anlamda maliyeti ne kadar olur?
- Gerçekten kendim yapmak istiyor muyum?
- Kendim yaparsam hangi risklerle karşılaşırım?
Satın Al
Kişinin elde etmek istediği sonucu bir ürün veya hizmet olarak dışarıdan satınalması ile ortaya çıkacak durumdur.
Müşteri “Satın Al” kararını vermesi halinde her şeyi tamamen dışarıdan satınalmayı seçiyor demektir. Bu konuda elde etmek istediği sonucu kimden, ne zaman, kaça, hangi kalitede, hangi şartlarda alacağını netleştirmesi önemlidir.
Aşağıdaki sorular bu seçimde bir referans olacaktır.
- Bu ürün/hizmet dışarıdan satınalınabilir mi?
- Bu ürüne/hizmete ben ulaşabiliyor muyum?
- Bu ürünü/hizmeti dışarıdan almak beklentilerime tam olarak cevap veriyor mu?
- Bu ürünü/hizmeti dışarıdan almak bana ne kadar zaman kazandıracak?
- Bu ürünü/hizmeti dışarıdan alırsam bana parasal anlamda maliyeti ne kadar olur?
- Satınalırsam hangi risklerle karşılaşırım?
- Gerçekten dışarıdan satınalmak istiyor muyum?
- Dışarıdan satınalmanın diğer avantajları ve bana kazandırdıkları nelerdir?
Kirala
Kişinin elde etmek istediği sonucu bir ürün veya hizmet olarak dışarıdan kiralaması ile ortaya çıkacak durumdur.
Müşteri “Kirala” kararını vermesi halinde her şeyi tamamen dışarıdan kiralamayı seçiyor demektir. Bu konuda elde etmek istediği sonucu kimden, ne zaman, kaça, hangi kalitede, hangi şartlarda kiralayacağını netleştirmesi önemlidir.
Aşağıdaki sorular bu seçimde bir referans olacaktır.
- Bu ürün/hizmet dışarıdan kiralanabilir mi?
- Bu ürüne/hizmete ben ulaşabiliyor muyum?
- Bu ürünü/hizmeti dışarıdan kiralamak beklentilerime tam olarak cevap veriyor mu?
- Bu ürünü/hizmeti dışarıdan kiralamak bana ne kadar zaman kazandıracak?
- Bu ürünü/hizmeti dışarıdan kiralarsam bana parasal anlamda maliyeti ne kadar olur?
- Kiralarsam hangi risklerle karşılaşırım?
- Gerçekten kiralamak istiyor muyum?
- Kiralamanın diğer avantajları ve bana kazandırdıkları nelerdir?
Toparlayıcı Sorular
Bütün sorulardan sonra müşteriye ayrıca süreci toparlayıcı olarak aşağıdaki sorular sorulabilir:
- Seçenekler arasında imkân olmayan ve gerçekleştirilemeyecek bir seçenek var mı?
- Tercihlerinizi belirlerken zaman, para veya diğer etkenlerden sizi kısıtlayan bir durum var mı?
- Eğer üçüne de imkânınız olsaydı hangisi sizin öncelikli tercihiniz olurdu?
Sonunda koç ve müşteri birlikte bütünsel bir değerlendirme yapar. Değerlendirme sırasında soruların cevapları tek tek olduğu kadar birbirleriyle karşılaştırmalı olarak ele alınır. Ardından müşteri seçimini yapar ve konuyu karara bağlar. Devamındaki adımlar için koç ve müşteri birlikte değerlendirme yaparlar.
Sonuç
Tüm koçluk araçları gibi YapSAK Aracı da bir araçtır. Müşteriye ve sürece sağlayacağı katkı kadar önemli ve değerlidir. Kullanılacağı zaman müşterinin beklentisi sorulmalı, onayı alınmalı ve aynı zamanda katacağı değer de önceden sorgulanmalıdır.
Eğer koçluk alan birisi veya müşterim olarak bu yazıyı okuyorsanız öncelikle bunu en az bir kere benimle veya kendi koçunuzla birlikte uygulayın. O zaman esasını öğrendikten sonra kendi başınıza ilerleyebilirsiniz. Başlangıçta tek başınıza ne olduğunu ve nasıl anlam yükleneceğini bilmeden yaparsanız beklentinize uygun sonuçlar alamayabilirsiniz.
Eğer yeni bir koçsanız bana ulaşın ve birlikte araçlar üzerine bir çalışma yapalım. Böylece koç olarak gelişiminize katkı sağlayacak bu ve benzeri birçok araçla ilgili deneyimler elde edebilesiniz.
Hepiniz sevgiyle, mutlulukla ve koçlukla kalın.
Köksal Gürkan
Profesyonel Koç, Mentor, Eğitmen, PMP®