Koçlukta kullanılan araçlardan bir tanesi de Faaliyet Listesi aracıdır. Günlük, haftalık, aylık veya istenilen herhangi bir zaman aralığı için hazırlanabilir ve kullanılabilir.
Elbette bu çalışmayı yapmak zorunlu değildir. Müşteri istemezse veya beklentisi farklı ise gereksiz bile olabilir.
Koçluk yaparken koçların sürece katkı sağlamak amacıyla kullandıkları çeşitli araçlar vardır. Bunlarla ilgili genel açıklamaları aşağıdaki yazımda yapmıştım.
Faaliyet Listesi Nedir?
Bu araç genellikle yapmakta olduğu veya yapacağı işlerde boğulmuş, karmaşaya düşmüş kişiler ile yapacaklarıyla bunları hangi sırada ve ne kadar sürede yapacağını bulmakta zorlanan kişiler için ideal bir yardımcıdır.
Çok yaygın olarak kullanılan takvim uygulamaları (örneğin Google takvim) gibi uygulamalar faydalıdır. Bunlar günlük, haftalık ve aylık bazda çizelgeler şeklinde bu listeleri takip edebilmeyi sağlayan görsel yardımcılardır. Bununla birlikte defter şeklinde hazırlanmış ajandalar da bir faaliyet listesi aracı yardımcısı olarak kullanılabilir.
Faaliyet Listesi Aracı Kullanım Şekli
Kullanacak kişinin ihtiyacı olan seviyesi tespit edilip ona göre detaylandırılarak oluşturulur.
Müşterinin koçla paylaştığı seviye gün içi saatleri ayarlayamama ile sınırlıysa sadece günlük faaliyet listesi oluşturulabilir. Ancak haftalık veya aylık bazda bir sorun ele alınıyorsa önce belirlenen seviyede faaliyet listesi oluşturulur. Sonra daha detaya inebilmek için devamında yine günlük faaliyet listesi seviyesine dönmek anlamlı olabilir.
Uzun vadeye yayılmış karmaşayı çözmenin bir yolu onu kademeli olarak daha kısa süreli seviyelere bölmek ve sorunun ana kaynağına ulaşacak en düşük seviyeye kadar detaylandırmaktır.
Aşağıda haftalık bazda oluşturulmuş bir faaliyet listesi tablosu örneği görülebilir.
Burada da günlük bazda detaylandırılmış bir faaliyet listesi tablosu örneği yer almaktadır.
Tablolar beklentiye göre istenildiği kadar detaylandırılabilir. Bu detaylandırma seviyesine müşteri karar verir. Yukarıdaki tablolar veya koçun elinde olan diğer örnekler sadece müşteriye fikir vermesi için paylaşılabilir. Ancak nihai içerik tamamen müşteri tarafından kararlaştırılır.
Müşteri, tercihine bağlı olarak, önce aklına geldiği sırada bir liste hazırlayabilir. Ardından bunları tabloya oturtarak bütünü görecek şekilde ilerleyebilir. Bir başka yöntem de doğrudan ilgili faaliyetleri tablodaki güne ve saate yerleştirmektir. Nihayetinde ortaya aynı sonuç çıkacaktır. Önemli olan müşterinin tam listeyi atlamadan, doğru biçimde ve eksiksiz olarak hazırlayabilmesidir.
Faaliyet Listesi Kullanımının Faydaları
Aracını kullanan kişiler listeyi tam olarak oluşturduğunda günlük, haftalık ya da aylık bazda nelere, ne zaman, ne kadar zaman ayırdığını görebilir. Bunların hayatını nasıl etkilediği, arada kalan boş zamanları gibi konular listenin detayına bağlı ele alınabilir. İnmek istediği detaya kadar birçok durumu bütünsel olarak görme fırsatını yakalar.
Karşısına çıkan tablodan neleri çıkarması gerektiğini farkedebilir. Eklemek istediği farklı faaliyetler için boş zamanları görüp karar verebilir. Zamanını etkin kullanıp kullanmadığını, faaliyetleri sırasını ve önceliklerini değiştirerek nasıl daha etkin ve hızlı olabileceğini, detaylarda yer alıyorsa toplam maaliyetleri ve bu maliyetleri kısmanın yollarını keşfedebilir.
Elbette faaliyet listesinin yararları bunlarla sınırlı değildir. Kullanırken değişik yaklaşımlar çok daha fazla bakış açısı kazandırabilir.
Sonuç
Tüm koçluk araçları gibi Faaliyet Listesi de bir araçtır. Müşteriye ve sürece sağlayacağı katkı kadar önemli ve değerlidir. Kullanılacağı zaman müşterinin beklentisi sorulmalı, onayı alınmalı ve aynı zamanda katacağı değer de önceden sorgulanmalıdır.
Eğer koçluk alan birisi veya müşterim olarak bu yazıyı okuyorsanız öncelikle bunu en az bir kere benimle veya kendi koçunuzla birlikte uygulayın. Birlikte çalıştıktan sonra kendi başınıza çok daha etkin olarak ilerleyebilirsiniz.
Eğer yeni bir koçsanız bana ulaşın ve birlikte araçlar üzerine bir çalışma yapalım. Böylece koç olarak gelişiminize katkı sağlayacak bu ve benzeri bir çok araçla ilgili deneyimler elde edebilesiniz.
Hepiniz sevgiyle, mutlulukla ve koçlukla kalın.
Köksal Gürkan
Profesyonel Koç, Mentor, Eğitmen, PMP®