Koçlukta kullanılan araçlardan bir tanesi de Balık Kılçığı Diyagramı aracıdır. Balık Kılçığı Diyagramı aracı problemlerin kök nedenlerine ulaşmak veya bir konuda tıkanıklık yaşandığında analiz yapmak için kullanılan bir araçtır.
Sadece koçlukta değil örneğin mentorlukta, proje yönetiminde ve daha birçok alanda kullanılan araçlardan bir tanesidir.
Bütünsel bir çalışma olarak da, özele indirgenmiş konular için de ayrı ayrı yapılabilir. Çıkan sonuçlara göre ele alınıp konuşulması gereken konuları belirlemek için de kullanılabilir.
Elbette bu çalışmayı yapmak zorunlu değildir. Müşteri istemezse veya beklentisi farklı ise gereksiz bile olabilir.
Koçluk yaparken koçların sürece katkı sağlamak amacıyla kullandıkları çeşitli araçlar vardır. Bunlarla ilgili genel açıklamaları aşağıdaki yazımda yapmıştım.
Balık Kılçığı Diyagramı Nedir?
İlk defa 1943 yılında Kaoru Ishikawa tarafından kullanılmıştır ve kısa sürede Japonya’da yaygınlaşmıştır.
Sonuçları ortaya çıkaran sebepleri ortaya koymak, görselleştirmek ve üzerinde çalışmak için oluşturulur. Problemlerin kök nedenlerine ulaşmayı sağlar. Kök nedenler ortaya çıkınca kesin çözümler oluşturmak mümkün olur.
Balık kılçığı diyagramının genel uygulama alanı ürün tasarımı ve kalite hatalarının engellenmesidir. Problemi yaratan tüm sebepler bazı değişiklik kaynakları yüzünden oluşur. Sebepler genellikle bu kaynakları tespit edebilmek için ana kategorilere ayrılmıştır.
Ishikawa Diyagramı diye de bilinen bu diyagram, ortaya çıkan nihai şekil balık kılçığını andırdığından, Balık Kılçığı Diyagramı adını almıştır.
Balık Kılçığı Diyagramı Kullanım Amacı
Balık Kılçığı Diyagramı bir konunun veya sorunun temel nedenini bulma ihtiyacı olduğunda, bir konuda tıkanıklık yaşandığında, geriye dönük analiz yapılırken kullanılabilir. Böylece elde edilen diyagram sayesinde yaratıcı düşünme adımlarıyla ilerlerken derinlemesine konuyu değerlendirme fırsatı yakalanır. Ulaşılan sebeplere çözümler, hatta önlemler üretilip konuyu iyileştirme ve geliştirme şansı elde edilir.
Balık Kılçığı Diyagramı Kullanmanın Faydaları
Her koçluk aracı gibi Pareto Analizi de beklentiye verdiği cevap kadar faydalıdır. Bununla birlikte, etkin bir şekilde kullanıldığında genellikle aşağıdaki faydaları sağlayacaktır.
- Konuya odaklı düşünmeyi sağlar.
- Bir problemin farklı yönlerini görmeyi sağlar.
- Hem bütünsel hem de detay bakış açısı verir.
- Kök nedene ulaşmayı sağladığı için geçici değil kalıcı çözümler elde etme fırsatı verir.
- İlgili konuya ait başlıkları doğru sınıflandırmaya yardımcı olur.
- Ele alınan problemin çözüm sürecini daha sistematik bir yapıya oturtur.
Balık Kılçığı Diyagramı Kullanım Şekli
Öncelikle sebepleri araştırılacak ilgili konu/sorun grafiğin en sağına (kafa kısmına) yazılır. Daha sonra ana ve alt sebepler grafiğe (kılçık kısmına) eklenerek diyagram tamamlanır.
Ana sebepler (kimi zaman kategoriler olarak da ele alınabilir) balığın omurgasına bağlı ilk seviye ana kılçıklardır. Alt sebepler ise bunlardan sonraki seviyede gösterilen sebeplerdir. Alt sebeplere inerek kök neden tespit edilebilir. Yeri geldiğinde kök nedene inebilmek için daha da alt seviye nedenlere bakılabilir. Ancak, derinlemesine ele alınması gereken özel durumlar hariç, 3. hatta 2. seviyeden öteye geçmek koçluk açısından gereksiz karışıklıklara yol açabilir.
Bu sebepler araştırılırken, orijinal çalışmada, olabildiğince çok ve uzman kişinin görüşü alınmalıdır. Gerçekliği yakalamak için beyin fırtınasının yapılması gerekir.
Koçlukta bireysel çalışmada sorularla derine inerek bu sebepler bulunmaya çalışılır. Takım koçluğu gibi grup olarak yapılan koçluklarda ise tüm takımla birlikte çalışarak önce beyin fırtınası yapılır ve ardından bu diyagram çıkarılır.
Uygulama Yöntemi
Uygulama sırasında aşağıdaki adımlarla ilerlenir:
- Balığın kafası omurgası ve kuyruğu beyaz tahtaya, flipchart’a veya kâğıda çizilir.
- Kafa kısmına, karşılıklı mutabık kalınarak belirlenecek, ana konunun/problemin adı yazılır.
- Belirlenen konuyla/problemle ilgili beyin fırtınası yapılır
- İlgili konuda konuşurken bu konuya dair ana sebepler ortaya çıktıkça omurgadan ana kılçıklar çizilerek bunların ucuna başlık olarak yazılır.
- Ana sebepler/kategoriler oluşturulduktan sonra bunların detaylarına inilerek alt nedenler tespit edilir.
- Tespit edilen alt nedenler ana kılçıktan çıkan ufak kılçıklar halinde diyagrama eklenir.
- Gerekirse bir alt neden tespiti için bir kez daha bu işlem tekrarlanır.
- Kök nedene ulaştığına kanaat getirildiğinde sebepler konusu kapatılır.
- Kök nedenlere dair çözümler için gerekirse bir kez daha beyin fırtınası yapılır.
- Doğrudan bilinen çözümlerle beyin fırtınası sonucu çıkarılan sonuçlara bakılarak en doğru çözüm belirlenmeye çalışılır.
- Çözümler konusunda mutabık kalınabilirse önleyici adımlar da ele alınabilir.
Koçluk sürecince bu adımların her biri koçluk akışı içinde sorularla ve müşteri tarafından sonuca bağlanır. Koç sadece ana akışı etkin yönetir. Bir yandan akışta kalmayı sağlarken diğer taraftan müşterinin cevapları bulması için yaratıcı sorular sorar.
Sorular gelen cevaplara istinaden diyagrama yazılacak ana ve alt nedenler kısa ve öz ifade edilmelidir. Çok gerekiyorsa, müşteri bu nedenlerin detaylı tanımlarını ayrıca yazabilir.
Şu da unutulmamalıdır ki kök nedenler doğru tespit edilse bile bu diyagram doğrudan çözüm veya önleyici adımlar bulunmasını sağlamaz. Çözümlere ulaşmak ayrı bir çalışma ile gerçekleşir.
Sonuç
Tüm koçluk araçları gibi Balık Kılçığı Diyagramı da bir araçtır. Müşteriye ve sürece sağlayacağı katkı kadar önemli ve değerlidir. Kullanılacağı zaman müşterinin beklentisi sorulmalı, onayı alınmalı ve aynı zamanda katacağı değer de önceden sorgulanmalıdır.
Eğer koçluk alan birisi veya müşterim olarak bu yazıyı okuyorsanız öncelikle bunu en az bir kere benimle veya kendi koçunuzla birlikte uygulayın. O zaman esasını öğrendikten sonra kendi başınıza ilerleyebilirsiniz. Başlangıçta tek başınıza ne olduğunu ve nasıl anlam yükleneceğini bilmeden yaparsanız beklentinize uygun sonuçlar alamayabilirsiniz.
Eğer yeni bir koçsanız bana ulaşın ve birlikte araçlar üzerine bir çalışma yapalım. Böylece koç olarak gelişiminize katkı sağlayacak bu ve benzeri birçok araçla ilgili deneyimler elde edebilesiniz.
Hepiniz sevgiyle, mutlulukla ve koçlukla kalın.
Köksal Gürkan
Profesyonel Koç, Mentor, Eğitmen, PMP®